Праграма для запісу кліентаў салона прыгажосці: як выбраць

Калі салон перарастае папяровы журнал і перапіску ў месенджарах, паўстае пытанне — якую праграму для запісу кліентаў выбраць. Варыянтаў дзясяткі, і амаль усе абяцаюць «усё і адразу». Разбіраем па справе: што такое праграма для запісу, якія функцыі сапраўды патрэбныя салону прыгажосці, як выбраць пад сябе і на чым часцей за ўсё памыляюцца.

Што такое праграма для запісу кліентаў салона прыгажосці

Праграма для запісу кліентаў салона прыгажосці — гэта сэрвіс, які замяняе папяровы журнал і ручны прыём заявак. У салона з’яўляецца электронны расклад, а ў кліента — магчымасць самому забраніраваць час праз спасылку або сайт, без званка. Унутры такая праграма захоўвае паслугі, графікі майстроў, занятыя і вольныя вокны, базу кліентаў і гісторыю іх візітаў. Па сутнасці гэта звязка з дзвюх рэчаў: анлайн-запіс для кліента і працоўны інструмент для адміністратара і майстроў.

Навошта салону прыгажосці асобная праграма

Пакуль майстар адзін і кліентаў няшмат, хапае і сшытка. Праграма становіцца патрэбнай, калі ручны ўлік пачынае каштаваць грошы і нервы:

• Кліенты хочуць запісвацца ўвечары і ў выхадны — калі салон ужо не адказвае на званкі.
• З’яўляюцца падвойныя запісы: адміністратар і майстар не паспяваюць звярацца.
• Заяўкі губляюцца — запісалі на стыкер, стыкер прапаў.
• Растуць няяўкі, бо напамінаць даводзіцца ўручную, абзвоньваючы кліентаў.
• Няма лічбаў: незразумела, колькі выручкі, які сярэдні чэк і хто з кліентаў перастаў прыходзіць.

Абавязковыя функцыі праграмы запісу кліентаў у салон

Маркетынг любога сэрвісу перагружаны функцыямі. Для салона прыгажосці абавязковы мінімум выглядае так:

• Анлайн-запіс 24/7 — кліент сам выбірае паслугу, майстра і час праз спасылку або сайт.
• Расклад з улікам графікаў майстроў, перапынкаў, выхадных і працягласці паслуг.
• Абарона ад падвойных запісаў — заняты слот не аддаецца другому кліенту.
• Аўтаматычныя пацвярджэнні і напаміны пра візіт.
• База кліентаў і гісторыя візітаў — хто, што рабіў, у якога майстра і на якую суму.
• Некалькі філіялаў у адным акаўнце, калі салон не адзін.
• Доступ з тэлефона — майстар бачыць свой расклад дзе заўгодна.

Улік кліентаў: што праграма павінна захоўваць пра кожнага кліента

Анлайн-запіс прыводзіць кліентаў, а база кліентаў дапамагае іх утрымаць. Добрая картка кліента адказвае на пытанні адміністратара раней, чым ён іх задасць:

• Гісторыя візітаў — якія паслугі, у якога майстра і калі кліент быў апошні раз.
• Грошы — колькі кліент патраціў за ўвесь час і які ў яго сярэдні чэк.
• Няяўкі — колькі разоў не прыйшоў: такім кліентам карысна лішні раз нагадаць пра візіт.
• Нататкі — алергіі, любімы майстар, формула фарбавання.
• Дакументы — падпісаныя згоды на працэдуры, калі салон іх збірае.

Праверце і адваротнае: ці можна загрузіць у праграму бягучую базу з Excel або іншай сістэмы. Калі пераносіць кліентаў уручную, пераход расцягнецца на тыдні.

Праграмы анлайн-запісу для салона прыгажосці: якія бываюць

За словамі «праграма для запісу» хаваюцца вельмі розныя прадукты — ад простай формы ў месенджары да цяжкай уліковай сістэмы. Перш чым параўноўваць функцыі, карысна зразумець, да якога тыпу належыць сэрвіс: ад гэтага залежаць цана, хуткасць запуску і тое, хто будзе ўсё гэта падтрымліваць. Асноўных варыянтаў чатыры:

• Воблачны сэрвіс анлайн-запісу — працуе ў браўзеры (мабільная праграма — па жаданні), усталёўваць нічога не трэба, падыходзіць большасці салонаў і майстроў, а галоўны мінус — без інтэрнэту расклад не адкрыць.
• Праграма, усталяваная на камп’ютар адміністратара, — даныя захоўваюцца на адным камп’ютары, падыходзіць салону, дзе адміністратар заўсёды на месцы, але майстры не бачаць расклад з тэлефона, а анлайн-запіс даводзіцца падключаць асобна.
• Модуль запісу ўнутры вялікай CRM або ўліковай сістэмы — запіс жыве побач са складам, зарплатамі і фінансамі, падыходзіць сетцы салонаў з кіраўніком, але ўкараняецца доўга і каштуе столькі, што маленькі салон гэта не акупіць.
• Бот або форма ў месенджары ці сацсетцы — кліент выбірае час у чаце, падыходзіць салону на старце з невялікім патокам запісаў, але без агульнага раскладу і базы кліентаў гэта той жа ручны ўлік у перапісцы.

Для большасці салонаў да 10 супрацоўнікаў аптымальны воблачны сэрвіс: ён запускаецца за дзень без праграміста, расклад бачны і адміністратару, і майстрам з тэлефона, а анлайн-запіс для кліентаў убудаваны адразу. Настольныя праграмы і вялікія CRM мае сэнс разглядаць, толькі калі ёсць каму іх укараняць і падтрымліваць.

Праграма для майстра і для салона: у чым розніца

Прыватны майстар і салон з камандай шукаюць адно і тое ж — «праграму для запісу кліентаў», — але патрэбна ім рознае. Майстру важна, каб кліенты запісваліся самі і не забываліся пра візіт, а весці ўсё можна з тэлефона. Салону з адміністратарам і некалькімі майстрамі патрэбна больш:

• Агульны журнал на ўсіх майстроў — адміністратар бачыць, хто вольны, і не запісвае двух кліентаў на адзін час.
• Ролі і доступы — майстар бачыць свае запісы і сваіх кліентаў, а выручку і налады — толькі ўладальнік.
• Графікі змен — 2/2, 5/2 або свой, з перапынкамі і выхаднымі кожнага майстра.
• Разлік зарплаты — працэнт з паслуг, аклад або іх спалучэнне без падлікаў у табліцы.
• Склад — спісанне матэрыялаў па паслугах і кантроль рэштак, калі салон працуе на сваіх расходніках.

Калі вы пакуль працуеце ў адзіночку, выбірайце праграму на вырост: пераезд на іншы сэрвіс, калі з’явяцца майстры, абыдзецца даражэй, чым пара лішніх функцый на старце.

Як выбраць праграму пад свой салон

Не існуе «лепшай» праграмы ўвогуле — ёсць тая, што падыходзіць менавіта вашаму салону. На што глядзець пры выбары:

• Прастата старту — ці можна запусціцца за дзень, без праграміста і доўгага навучання.
• Цана і яе празрыстасць — фіксаваная сума за месяц зразумелейшая, чым аплата «за кожную дробязь».
• Што ўваходзіць у бясплатную версію і дзе пачынаецца платная — каб не ўперціся ў ліміт на другім тыдні.
• Зручнасць для кліента — запісацца павінна быць прасцей, чым патэлефанаваць, інакш людзі не пяройдуць.
• Падтрымка і мова інтэрфейсу — ці адказваюць хутка і на вашай мове.
• Свая спасылка або праграма — ці дастаткова спасылкі ў Instagram і на картах ці патрэбны асобны сайт для запісу.

Што ўлічыць салону ў сваёй краіне

Многія праграмы для запісу зробленыя пад іншыя рынкі, і для салона ў вашай краіне гэта адчуваецца ў дробязях. Праверце, што тарыф не пералічваецца па курсе кожны месяц, што напаміны кліентам ідуць на мясцовыя нумары без даплаты і што падтрымка працуе ў вашым гадзінным поясе, а не адказвае, калі салон ужо зачынены. У сэрвісаў, арыентаваных на іншыя краіны, усё гэта часта або платныя надбудовы, або проста не працуе. Лепш высветліць гэта да старту, чым пасля таго, як кліенты ўжо прывыклі да спасылкі.

Платная або бясплатная праграма

Бясплатныя праграмы для запісу існуюць, і для старту іх часта дастаткова: расклад, анлайн-запіс і базавая база кліентаў закрываюць большую частку патрэб невялікага салона. Платнымі звычайна становяцца надбудовы — SMS-рассылкі, пашыраная аналітыка, праграмы лаяльнасці, брэндаваная праграма пад імем салона. Разумная стратэгія — пачаць з бясплатнага тарыфу, пераканацца, што каманда і кліенты прывыклі, і дакупляць функцыі толькі тады, калі яны сапраўды спатрэбяцца, а не «на ўсялякі выпадак».

Колькі каштуе праграма для запісу кліентаў

Цэны ў сэрвісаў уладкаваныя па-рознаму, таму параўноўваць варта не лічбу на галоўнай старонцы, а выніковую суму для вашага салона. Асноўныя мадэлі аплаты:

• За колькасць супрацоўнікаў — цана расце разам з камандай; выгадна, пакуль майстроў няшмат.
• За філіял — фіксаваная сума за кропку, колькі б майстроў у ёй ні працавала.
• За модулі — базавы тарыф недарагі, а склад, зарплата або аналітыка прадаюцца асобна.
• Бясплатны тарыф з лімітамі — па колькасці запісаў, майстроў або кліентаў у базе.

Амаль усюды асобна аплачваюцца SMS: напаміны кліентам спісваюцца з пакета або па цане за паведамленне. Прыкіньце, колькі SMS у месяц пойдзе пры вашым патоку запісаў, — гэтая сума бывае супастаўная з самім тарыфам.

У SetNow цана залежыць ад памеру каманды: напрыклад, салон да трох чалавек плаціць 8 EUR у месяц, да пяці — 13 EUR.

Частыя памылкі пры выбары

• Бяруць самае функцыянальнае, а не самае зразумелае — майстры не асвойваюць яго і вяртаюцца да сшытка.
• Не правяраюць, як выглядае запіс вачамі кліента — а менавіта ад гэтага залежыць, ці пяройдуць людзі ў анлайн.
• Гоняцца за бясплатнасцю да апошняга, губляючы запісы ў непрацоўны час, якія акупілі б любы тарыф.
• Не пераносяць пастаянных кліентаў і не паведамляюць ім спасылку — тыя працягваюць тэлефанаваць.
• Вядуць праграму і папяровы журнал паралельна занадта доўга — і атрымліваюць тыя ж падвойныя запісы.

Як перайсці з папяровага журнала на праграму за тыдзень

Пераход праходзіць спакайней, калі не расцягваць яго і не весці два журналы паралельна. Прыблізны план:

• Дзень 1. Завядзіце паслугі з цэнамі і працягласцю, дадайце майстроў і іх графікі.
• Дзень 2. Загрузіце базу кліентаў з Excel або ўнясіце пастаянных кліентаў уручную.
• Дзень 3. Перанясіце ў праграму ўсе будучыя запісы з журнала — з гэтага дня новыя запісы вядуцца толькі там.
• Дні 4–5. Запішыцеся самі як кліент, праверце напаміны і пастаўце спасылку на запіс у Instagram.
• Дні 6–7. Разашліце спасылку пастаянным кліентам і прыбярыце папяровы журнал: менавіта паралельнае вядзенне і дае падвойныя запісы.

Частыя пытанні

• Ці можна весці запіс толькі з тэлефона? Так, калі ў сэрвісу ёсць праграма для тэлефона або зручная мабільная версія. Прыватнаму майстру гэтага дастаткова, а адміністратару салона зручней працаваць з журналам на вялікім экране.
• Ці трэба кліенту ўсталёўваць праграму, каб запісацца? Не павінна: кліент запісваецца па спасылцы ў браўзеры. Праграма для кліентаў — прыемнае дапаўненне, але калі без яе не запісацца, частка людзей проста патэлефануе.
• Што будзе з запісамі, калі прапаў інтэрнэт? Воблачная праграма без інтэрнэту не адкрыецца, але запісы захоўваюцца на серверы і не прападуць. На выпадак збою трымайце пад рукой праграму на тэлефоне з мабільным інтэрнэтам.
• Колькі займае пераход? Наладзіць паслугі і майстроў можна за дзень, а перавесці кліентаў на анлайн-запіс — за адзін-два тыдні: столькі звычайна трэба, каб пастаянныя кліенты прывыклі да спасылкі.

З чаго пачаць

Выбар лепш рабіць не па аглядах, а на сваім салоне: завядзіце паслугі і расклад у адным-двух сэрвісах з бясплатным тарыфам або пробным перыядам, паспрабуйце запісацца самі як кліент і дайце спасылку некалькім пастаянным. За пару дзён стане зразумела, дзе зручней і вам, і кліентам. Толькі пасля гэтага мае сэнс думаць пра платныя функцыі.

У SetNow гэта ўладкавана так: кліент запісваецца па спасылцы і нічога не ўсталёўвае, напаміны ідуць аўтаматычна, а расклад і база кліентаў вядуцца ў адным кабінеце. Праграма для супрацоўнікаў даступная ў App Store і Google Play і працуе з тым жа ўліковым запісам, што і вэб-кабінет; кліенцкую праграму пад брэндам салона збіраюць па запыце.