Улік абанементаў у фітнес-студыі: спісанне, тэрмін і замарозка

Абанемент — самы зручны і самы непразрысты прадукт студыі адначасова. Кліент плаціць адзін раз, а далей ходзіць месяцамі, і пытанні пачынаюцца з абодвух бакоў: колькі заняткаў засталося, ці згарыць тэрмін, ці можна паставіць на паўзу, што будзе, калі ён не прыйшоў. Разбіраемся, як уладкаваныя абанементы ў SetNow: якія бываюць, калі пачынаюць дзейнічаць, як спісваюцца пры запісе, што адбываецца пры скасаванні і няяўцы, як працуюць замарозка і перадача абанемента іншаму чалавеку.

Дзве розныя рэчы: пазіцыя ў каталогу і абанемент кліента

У сістэме гэта дзве асобныя сутнасці, і блытаць іх не варта. Першая — пазіцыя каталога: назва, тып, ліміт, цана, спіс паслуг. Сама па сабе яна нікому нічога не дае, гэта проста тавар на вітрыне. Другая — абанемент канкрэтнага кліента: ён з’яўляецца ў момант продажу і жыве сваім жыццём, са сваёй рэштай, тэрмінам і статусам.

Падзел патрэбны дзеля адной рэчы: праўка каталога не кранае ўжо прададзенае. У момант продажу абанемент запамінае ўмовы — тып, цану, ліміт наведванняў або баланс, тэрмін і правілы замарозкі. Падымеце цану заўтра — у тых, хто купіў учора, нічога не зменіцца, і выручка закрытага месяца не перапішацца заднім лікам. З каталога падцягваюцца толькі апісальныя палі: назва, апісанне, спіс паслуг.

Па той самай прычыне зняцце пазіцыі з продажу не гасіць ужо аплачаныя абанементы: яны дапрацоўваюць свой тэрмін і ліміт, проста новыя ніхто купіць не зможа. Пазіцыя каталога агульная на ўсю кампанію — абанемент, куплены ў аднаго трэнера, дзейнічае ў любога трэнера і ў любым філіяле.

Тры тыпы абанементаў

Тып вызначае, што менавіта абмежавана — і, адпаведна, што спісваецца пры запісе:

• Па наведваннях — «10 заняткаў». Кожны запіс з’ядае адно наведванне. Самы частый варыянт у танцах, адзінаборствах і дзіцячых секцыях.
• Па часе — «безліміт на месяц». Наведванні не лічацца ўвогуле, абмежаванне толькі па даце. Кліент ходзіць колькі хоча, пакуль не скончыўся тэрмін.
• Па кошце — грашовы баланс, з якога спісваецца поўны кошт паслуг запісу. Зручна там, дзе паслугі розныя па цане і «занятак» дрэнна апісвае прадукт.

Тэрмін дзеяння пры гэтым не прывязаны да тыпу. «10 заняткаў за 60 дзён» — гэта абанемент па наведваннях, якому дадаткова зададзены тэрмін: скончыцца тое, што раней, наведванні або дата. Абанемент без тэрміну не згарае ніколі — але і замарозіць яго нельга, бо зрушваць няма чаго.

На што дзейнічае абанемент

У пазіцыі каталога можна пералічыць паслугі — гэта вобласць дзеяння. Пуста азначае «на ўсё»: абанемент пакрые любы запіс. Калі паслугі пазначаныя, ён спрацуе толькі тады, калі ўсе паслугі запісу ўваходзяць у спіс. Кліент прыйшоў на комплекс з дзвюх працэдур, а абанемент пакрывае толькі адну — абанемент не спрацуе, запіс аплачваецца звычайным спосабам.

Асобна ёсць поле «Абмежаванні» — свабодны тэкст накшталт «толькі будні да 16:00». Гэта подпіс для кліента, і сістэма яго не правярае: калі абмежаванне павінна працаваць само, яго трэба выражаць складам паслуг, а не тэкстам.

Калі абанемент пачынае дзейнічаць

Кліенты часта купляюць загадзя: у падарунак, перад адпачынкам, «пакуль не падаражэла». Калі б тэрмін пайшоў з моманту аплаты, частка аплачанага згарэла б да першага занятку. Таму тэрмін адлічваецца ад старту, а не ад продажу, а колькі часу ў кліента ёсць на гэты старт — наладжвае сама кампанія ў раздзеле «Налады абанементаў».

Скажам, вы паставілі акно ў 14 дзён. Тады куплены абанемент трапляе да кліента ў статусе «Не пачаты»: тэрмін не ідзе, абанемент не згарае. Пачацца ён можа трыма спосабамі:

• Кліент проста прыходзіць і запісваецца — першы запіс абанемент і запускае. Спецыяльна нічога націскаць не трэба.
• Адміністратар націскае «Пачаць» у картцы абанемента — напрыклад, калі кліент папрасіў стартаваць з панядзелка.
• Праходзіць акно — і абанемент стартуе аўтаматычна ў апошні дзень. Далей ён паводзіць сябе як звычайны.

Пры раннім старце тэрмін пералічваецца ад фактычнай даты: месячны абанемент, куплены 1-га і пачаты 10-га, адпрацуе да 10-га чысла наступнага месяца, а не да 1-га. Дату старту можна паставіць і ўручную пры выдачы — а калі кліенту як выключэнне патрэбны старт далей за акно кампаніі, такую дату прызначае ўладальнік або адміністратар. Калі акно пакінуць нулявым, усё працуе па-старому: абанемент дзейнічае з моманту продажу.

Як спісваецца пры запісе

Спісанне адбываецца ў момант запісу, а не па факце занятку, і кліент нічога не выбірае: сістэма сама знаходзіць прыдатны абанемент. Прыдатны — гэта актыўны абанемент, прададзены гэтай самай кампаніяй, у якога не скончыўся тэрмін і ў вобласць дзеяння якога ўваходзяць усе паслугі запісу. Калі такіх некалькі, парадак такі:

• Спачатку — безлімітныя на тэрмін. Яны ўсё роўна згараць па даце, таму трацяцца першымі. Запіс да іх прывязваецца, але спісваць няма чаго.
• Затым — абанементы з рэштай наведванняў.
• Затым — абанементы па кошце, у якіх балансу хапае на ўсю суму запісу цалкам. Частковай аплаты няма: абанемент або пакрывае запіс, або не спрацоўвае.
• Калі нічога не падышло — запіс ствараецца без абанемента, кліент плаціць на месцы.

Унутры кожнай групы правіла адно: раней згарае — раней траціцца, а пры роўных тэрмінах сістэма даводзіць адзін абанемент да нуля, а не размазвае спісанні па некалькіх. Гэта прынцыповы момант, калі ў кліента на руках адразу два-тры аднолькавыя абанементы: лічыльнік змяншаецца ў аднаго, і відаць, які менавіта зараз у працы. Ужо пачаты абанемент заўсёды ідзе раней за непачаты — у яго ўжо цікае тэрмін.

Скасаванні, няяўкі і вяртанне наведвання

Паколькі наведванне спісваецца ў момант запісу, далей яго лёс вырашае тое, чым запіс скончыўся:

• Кліент прыйшоў — наведванне спісана, гэта і ёсць аплата занятку.
• Скасаванне загадзя — наведванне вяртаецца.
• Скасаванне ў апошні момант — на выбар адміністратара: «без штрафу» верне наведванне, «са штрафам» яго спаліць.
• Няяўка — тая самая развілка: «не прыйшоў са штрафам» (па змаўчанні) або «без штрафу».
• Памылковы запіс выдалены — наведванне вяртаецца заўсёды.
• Скасавалі занятак цалкам — вяртаецца ўсім, уключаючы тых, чые запісы скасавалі са штрафам: занятак не адбыўся па віне студыі.

Важная дэталь: рашэнне можна змяніць потым. У скасаванага запісу і ў няяўкі ў меню ёсць «Спісаць наведванне» і «Вярнуць наведванне» — гэта закрывае выпадак, калі выбару не было ўвогуле (кліент скасаваў сам) або калі адміністратар перадумаў. Абедзве развілкі паказваюцца толькі ў запісаў, аплачаных абанементам, — там, дзе яны маюць сэнс. Сам кліент скасаваць пазней за ўсталяваны парог не можа: позняе скасаванне заўсёды праходзіць праз супрацоўніка, і рашэнне пра штраф прымае чалавек, а не сістэма.

Замарозка

Замарозка ставіць абанемент на паўзу: пакуль яна ідзе, ён не падбіраецца пры запісе, а тэрмін дзеяння зрушваецца наперад на колькасць замарожаных дзён. Кліент з’язджае на два тыдні — і не губляе два тыдні аплачанага месяца.

Правілы задаюцца ў пазіцыі каталога і фіксуюцца пры продажы, як цана і ліміты: максімум дзён на адзін абанемент і цана аднаго дня. Максімум дзён — гэта і ёсць выключальнік: не зададзены — замарозкі па такім абанеменце няма ўвогуле. Цана можа быць нулявой, тады замарозка бясплатная. Спецыяліст мае права змяніць суму пры афармленні — зніжка і «у падарунак» робяцца тут.

Два правілы, якія звычайна здзіўляюць. Першае: тэрмін зрушваецца адразу пры афармленні, а не па заканчэнні паўзы — кліент павінен бачыць новую дату заканчэння ў той момант, калі заплаціў. Другое: калі на перыяд замарозкі ўжо ёсць запісы, аформіць яе не атрымаецца — спачатку іх трэба скасаваць. Інакш кліент прыйшоў бы на занятак па «спячым» абанеменце, а рэшта разышлася б з гісторыяй. Датэрміновая размарозка вяртае невыкарыстаныя дні і ў тэрмін, і ў ліміт: замарозілі на 14, знялі на трэці дзень — 11 дзён вярнуліся і даступныя для наступнай паўзы.

Перадача абанемента іншаму чалавеку

Сітуацыя звычайная: муж купіў, хадзіць будзе жонка; чалавек з’язджае і хоча аддаць рэшту сябру. Раней выйсце было адно — адклікаць абанемент і прадаць нанова, губляючы рэшту і задвойваючы выручку. Цяпер абанемент можна перанесці на іншага кліента кампаніі: рэшта, тэрмін, умовы і ўся гісторыя пераязджаюць як ёсць, мяняецца толькі ўладальнік. Новага продажу не адбываецца, таму выручка кампаніі не мяняецца.

Грошы пры гэтым застаюцца за тым, хто заплаціў: у профілі ранейшага ўладальніка сума пакупкі нікуды не сыходзіць — пераносіцца рэшта, а не гісторыя выдаткаў. Калі ў ранейшага ўладальніка ёсць будучыя запісы па гэтым абанеменце, перанос папросіць спачатку іх скасаваць: наведванне спісваецца ў момант запісу, і пасля пераносу чалавек прыйшоў бы на занятак за чужы кошт. Мінулыя запісы застаюцца ў гісторыі абанемента — гэта сумленная гісторыя яго расходу. Пераносіць уладальнік або адміністратар, кожны перанос фіксуецца з аўтарам і прычынай.

Ручная праўка рэшты і гісторыя

Уладальнік і адміністратар могуць мяняць рэшту наведванняў уручную — налічыць заняткі звыш прададзеных (бонус за водгук, кампенсацыя за скасаваны занятак) або зняць лішнія. Праўка даступная толькі ў дзейнага абанемента з лімітам наведванняў: у безлімітных і ў абанементаў па кошце правіць няма чаго. Грошай праўка не кранае — налічаныя заняткі проста не былі аплачаныя, і ў справаздачах нічога не зрушваецца.

Усё, што адбылося з абанементам, відаць на яго асобным экране: умовы продажу, хто выдаў, і таймлайн — спісанні за запісы з датай і назвай занятку, вяртанні, ручныя праўкі з аўтарам і прычынай, замарозкі, перанос, адкліканне, заканчэнне тэрміну. Гэта першае месца, куды варта глядзець, калі кліент спрачаецца пра рэшту: замест «сістэма палічыла» з’яўляецца канкрэтны спіс падзей.

Грошы і справаздачы

Выручка ад абанемента прызнаецца ў момант продажу, па цане са здымка — а не размазваецца па занятках. Логіка простая: грошы вы атрымалі тады, а не праз месяц. Платная замарозка — таксама выручка, у момант афармлення.

Адсюль вынікае галоўнае правіла: візіты, аплачаныя абанементам, у выручку па паслугах не трапляюць. Інакш адны і тыя самыя грошы ўлічыліся б двойчы — спачатку як продаж абанемента, потым як аплачаныя заняткі. Па той самай прычыне такія візіты не ідуць у выручку спецыяліста пры разліку зарплаты.

Адкліканне абанемента — падзея свайго перыяду: продаж застаецца ў месяцы продажу, а вяртанне адымаецца ў месяцы адклікання. Закрытыя справаздачы праз гэта не перапісваюцца заднім лікам. І яшчэ адна дэталь для тых, хто глядзіць аналітыку па філіялах: абанемент не прывязаны ні да філіяла, ні да тыпу запісу, таму ў зрэзах яго продажы з выручкі выключаюцца — справаздача па філіяле паказвае выручку запісаў гэтага філіяла.

Што бачыць кліент

У праграме для кліентаў раздзел «Мае абанементы» даступны заўсёды, незалежна ад таго, ці падключана ў вас анлайн-аплата:

• Дзейныя абанементы ўверсе, завершаныя — асобнай групай. Вычарпаны або пратэрмінаваны не прыкідваецца актыўным.
• У кожнага — рэшта і дата заканчэння. Не пачаты паказвае, да якога чысла яго трэба пачаць.
• Калі ў кампаніі падключаны прыём аплаты, там жа кліент купляе новы абанемент і афармляе платную замарозку. Як гэта падключаецца — у асобным артыкуле пра анлайн-аплату.

Частыя пытанні

• Кліент запісаўся на два заняткі запар — ці спішацца два наведванні? Так, кожны запіс спісвае сваё. Скасаванне аднаго з іх верне адно.
• У кліента два аднолькавыя абанементы — з якога спішацца? З аднаго, пакуль ён не скончыцца, і толькі потым з другога. Раней сістэма чаргавала іх, і зразумець, што траціцца, было немагчыма — гэта выпраўлена.
• Абанемент купілі ў адной студыі сеткі, а прыйшлі ў іншую — ці спрацуе? Так, калі гэта адна кампанія ў сістэме: абанемент не прывязаны ні да філіяла, ні да супрацоўніка. У розных кампаній — не, абанемент дзейнічае толькі там, дзе прададзены.
• Што будзе, калі выдаліць пазіцыю з каталога? Ужо прададзеныя абанементы дапрацоўваюць свой тэрмін і ліміт. Новыя купіць нельга.
• Вычарпаны абанемент выдаляецца сам? Не, ён застаецца ў картцы кліента разам з гісторыяй — па ім відаць, што і калі спісвалася.
• Ці можна вярнуць кліенту грошы за абанемент? Адкліканне абанемента ў сістэме фіксуе факт і карэкціруе справаздачнасць, але пераказ грошай робіцца па-за сістэмай — тым спосабам, якім кліент плаціў.
• Ці трэба нешта рабіць з абанементамі, калі студыя зачынілася на тыдзень? Прасцей за ўсё аформіць замарозку тым, у каго гарыць тэрмін: яна зрушыць дату заканчэння і не запатрабуе тлумачэнняў у перапісцы.

З чаго пачаць

Завядзіце дзве-тры пазіцыі ў каталогу і не ўскладняйце на старце: часцей за ўсё хапае аднаго абанемента па наведваннях і аднаго безлімітнага на месяц. Вырашыце наконт тэрміну — ці патрэбны ён абанементу па наведваннях, і калі так, задайце яго адразу: дадаць тэрмін пазней можна, але ўжо прададзеных абанементаў гэта не закране. Наладзьце замарозку, калі яна ёсць у вас у рэальным жыцці: ліміт дзён і цана дня закрываюць 90 % размоў «а можна паставіць на паўзу». І звярніце ўвагу на акно адкладзенага старту — яно здымае скаргі кшталту «я купіў у снежні, а пачаў хадзіць у студзені».

У SetNow абанементы працуюць як скразны механізм: каталог і продаж у адміністратара, купля і прагляд у кліента, аўтаматычнае спісанне пры запісе, вяртанне наведвання пры скасаванні, замарозка, перадача іншаму ўладальніку і адлюстраванне ў выручцы — без паралельнага сшытка і без пераліку рэштак уручную.